برنامه ریزی و تنظیم وقت
وقت آن قدر ارزشمند است که خداوند به آن سوگند یاد کرده است.
به قول برایان تریسی : «کیفیت زندگی شما به میزان بهره وری شما از زمان بستگی دارد و این که کیفیت مدیریت زمان شما در استفاده بهتر از وقت چگونه است.» بیشتر مردم از کمبود وقت و زمان شکایت دارند. گویا زمان، مسئول تمام گرفتاری هاست ولی آیا به راستی این گونه است؟ این که گفته اند فرصت به دست آمدنی نیست بلکه به دست آوردنی است، کلامی درست است و کسانی که خلاقیت شان در مدیریت زمان و استفاده از فرصت های موجود سبب می شود که زمان گسترش یابد و از هیچ، خیلی چیزها پدید آید، افرادی هستند که گوهر وقت را به دست آورده اند. و در عوض تنبلی و بی نظمی و آشفتگی دزد آرزوها و موفقیت ها شمرده میشود.ولی چگونه می توان از فرصت های مختلف نهایت بهره وری را داشت؟
در حقیت باید توجه کنیم که زمان در حال گذر و از میان رفتنی است و نمی توان آن را پس انداز کرد. تنها می توان آن را به روش های مختلف به بهره وری رساند و با داشتن هدف و برنامه ی منظم می توان با زمان، داد و ستدی عادلانه داشته باشیم و زمان را با حفظ کیفیت و کمیت یا بهبود آن ها به زنجیر بکشیم؛ و گرنه رقابت های هولناک در آینده طومار حیات هر غافلی را در هم خواهد پیچید .
زمان از ما، عمر و فرصت ها را می گیرد و ما در ظرف زمان به تلاش، تحصیل، مطالعه، تجربه اندوزی و خودسازی می پردازیم. همانطور که می دانیم یکی از تفاوت های اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی میکند و انسان در سه زمان : گذشته، حال و آینده. گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصمیم گیری است و آینده سکوی رشد و ارتقای. انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، به برنامه ریزی زمان پرداخته و آینده را رقم می زند و این مهم میسر نمی شود مگر آنکه با داشتن برنامه ریزی صحیح و اصولی و دانستن اصول مدیرت زمان، البته باید به این نکته هم توجه داشت که داشتن هدف و برنامه در زندگی باعث معنادار شدن زمان، روز و زندگی خواهد شد. بنابراین باید تلاش نماییم که لحظات عمر خود را بدون داشتن هدف نگذرانیم. حتی هنگامی که از همه چیز خسته شده ایم، برنامه ای برای خود مهیا کنیم که از حالت خستگی بیرون آمده و اهداف خود را دنبال بکنیم حال این سؤالات در ذهن ما پیش می آید که برنامه ریزی چیست؟ چرا اهمیّت دارد؟ اصول آن کدامند؟ و اهمیت مدیریت زمان در تحصیل چیست ؟متخصصان برنامه ریزی می گویند : نگرش انسان نسبت به آینده باید از زاویه سه افق صورت گیرد :
۱) افق باز :
افق باز ضامن مانورِ فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشههای محدود و برنامه‌های جزئی نگری است.
۲) افق دور :
یکی از خصلت های ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم میزند. افراد دور اندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفاف تر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رویدادها و اتّفاقات دارند.
۳) افق روشن :
بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، که با استفاده از دو افق قبلی میسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، ثمره انسان در اصل برنامه ریزی بهینه و کارآمد برای آینده ی در حال اتّفاق است.
محصول این سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. (تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد.) بنابراین سه افق، اساس برنامه ریزی و تنظیم وقت عبارت است از :
۱) خودشناسی
۲) جهت بخشی به فعالیت ها
۳) بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان
۴) شناخت خود، عادت ها ی خود ، هدف ها و اوقاتی از روز که هوشیار هستید.
۵) اداره کردن خویشتن و راهی برای موفقیت
۶) بدست آوردن موفقیت های بیشتر
۷) استفاده بهینه از فرصت ها
۸) موفقیت در تحصیل
۹) داشتن زندگی متعادل (می توانید از زندگی ، کار ، تحصیل و تفریح) لذت بیشتر ببریذ.
۱۰) جلو گیری از هدر دادن زمان
۱۱) استفاده بهینه از زمان های مرده
۱۲) تعهد و مسؤولیت (تعهد و مسؤولیت یک انسان مؤمن و خواهان رشد و پیشرفت، باید در طول زمان امتداد داشته باشد)
۱۳) نظم و انضباط (Desepline) : حس اطاعت و تعهد در برابر زمان، فرصت، قو انین و مقررات و برنامه ها از شاخص های مهم بهره وری است
۱۴) اما مدیریت زمان چیست ؟
مدیریت زمان که در واقع، همان برنامه ریزی است، به معنای تسلط و کنترل بر فرصتها و جهت دادن به فعالیت هاست.
یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل ۲۰ - ۸۰ است، یعنی از %۲۰ زمان برای انجام %۸۰ کارهایت استفاده کن. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است.
۱۵) از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می شوند :
۱۶) کارهای مهم و فوری
۱۷) کارهای فوری و غیر مهم
۱۸) کارهای کم اهمیت و غیر ضروری
۱۹) کارهای مهم و غیر فوری
▪ کارهای مهم و فوری :
این کارها خود به خود انجام می گیرد.
▪ کارهای فوری و غیر مهم :
این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می شود.
کارهای کم اهمیت و غیر ضروری : بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری (گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس) خود را به این کارها سرگرم می کنند.
▪ کارهای مهم و غیر فوری :
کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می اندازند.
برای اینکه از فرصت ها به نحو احسن بهره ببریم باید اولویت ها را در زندگی خود بشناسیم و به تناسب آن فرصت های خود را مورد استفاده قرار دهیم. کسانی که در زندگی و مصرف سرمایه زمان، به اصلی و فرعی کردن مسایل نمی اندیشند و موضوعات را پیش خود به مهم و مهم تر و لازم و لازم تر تقسیم نمی کنند کم ترین ضایعه برایشان این است که اصل را فدای فرع می کنند. با این حساب موفقیت در مدیریت صحیح زمان، وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی و برای پیشگیری از احساس شکست و پشیمانی باید اول اولویت ها را مشخص کنیم و سپس آنها را بر اساس درجه تقسیم بندی کنیم .اما باید در نظر داشت که تنها تهیه ی فهرست و اولویت بندی کارها کافی نیست بلکه باید همت کنیم تا آنها را بر اساس برنامه ریزی صحیح و اصولی به مرحله اجرا و کاربرد در آوریم.
۱) اولویت های درجه ی یک
۲) اولویت های درجه ی دو
۳) اولویت های درجه ی سه
▪ او لویت های درجه یک :
تکالیف و وظایفی که در حال حاضر می بایست مشغول انجام آن شویم (برای انجام این اولویت ها باید وقت کافی را در نظر بگیریم و بهترین زمان برای انجام این اولویت ها زمانی است که حداکثر کارآیی و نشاط را داریم)
▪ اولویت های درجه ی دو :
تکالیف و وظایفی که می توان آنها را به تأ خیر انداخت تا اولویت های درجه یک انجام شوند.
▪ اولویت های درجه ی سه :
تکالیف و وظایفی که خیلی مهم نیستند و می توان آنها را دیرتر انجام داد.(بهترین زمان برای انجام این اولویت ها زمانی است که انرژی و کارآیی کمتری داریم)
اما برای موفقیت بیشتر در کار و تحصیل، بایستی به موارد زیر در برنامه ریزی و مدیریت زمان توجه بیشتری بکنید تا برنامه، این امکان را برای شما فراهم کند که بتوانید هر طور که می خواهید ، از زندگی خود بهره بگیرید.
۱) استراتژی‌های استفاده از زمان
▪ راه های ایجاد وقت را بشناسیم :
۱) زنده کردن وقت مرده ( مثل زمان هایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و ... )
۲) انجام کارها به طور همزمان
۳) تنظیم کردن وقت خواب
۴) کنترل بیشتر روی وقت تفریح
۵) نه گفتن به درخواست‌های غیر مهم
۶) عقب انداختن کارهای غیر مهم
▪ طول مدت مطالعه را تعیین کنید
آیا ۶۰دقیقه برای شما مناسب است؟ معمولا" بعد از چه مدت مطالعه احساس خستگی می کنید؟
بعضی از افراد به وقفه های مکرر در حین مطالعه بنا به دلایل مختلف نیاز دارند.
▪ دروس مشکل تر هم به وقفه های مکرر بیشتری احتیاج دارند.
ببینید بهترین طول مدت مطالعه برای شما چقدر است و در برنامه‌ریزی به آن توجه کنید.
▪به طور هفتگی برنامه‌های بلندمدت خود را بازبینی کنید.
▪ تکالیف خود را اولویت بندی کنید.
موقع مطالعه، عادت کنید تا همیشه از مشکل ترین درس یا تکلیف شروع کنید.
حتی‌الامکان مکان مطالعه را عاری از عوامل حواس‌پرتی برای خود انتخاب و یا ایجاد کنید.(برای تمرکز بیشتر)
از "زمانهای مرده" استفاده کنید.
وقت مرده به زمانی اطلاق می شود که عملاً نمی توانیم برنامه خود را دنبال کنیم و به عبارتی موقعیت و وضعیت از اختیارمان خارج است. مانند لحظاتی که در اتوبوس و یا صف تاکسی هستیم و به سمت منزل و یا محل تحصیل خود در حرکتیم و یا اوقاتی که پیاده به سمت مقصدی می رویم و یا به نوعی نمی توانیم برنامه خود را دنبال کنیم این زمانها جزو اوقات مرده محسوب می شوند. هر فردی برای مدیریت زمان می تواند از خود بپرسد که چه کارهایی را می تواند در وقت مرده انجام دهد؟ یک فرد موفق همیشه برای وقت مرده خود، برنامه دارد و سعی می کند برخی از برنامه های خود را که می تواند در این زمان انجام دهد ، موکول به آن کند تا نهایت استفاده را از زمان ببرد. حفظ لغات سخت زبان، عربی، فرمول های ریاضی، شیمی، فیزیک و حفظ شعر یا آیه ای از قرآن یا مرور مطالب خوانده شده نمونه هایی هستند که می توان آن را در وقت مرده انجام داد.
۲) راهزنان (هدر دهنده های) وقت را بشناسید و بر آنها نظارت و تسلط کافی داشته باشید. (راهزنان وقت می توانند وقت زیادی از شما را هدر بدهند)
رایج ترین راهزنان وقت عبارتند از:
▪ سر و صدا
▪ تلفن و زنگ درب
▪ مهمان های ناخوانده
▪ تلویزیون و ضبط صوت خارج از زمان در نظر گرفته شده (در کل باید تفریحات سالم را تحت کنترل در آورید)
▪ صحبت های کم اهمیت
▪ مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
▪ روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه
▪ نداشتن انضباط کاری
▪ سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
▪ دوباره کاری
▪ ناتوانی "نه" گفتن به خواسته‌های نابجا
▪ نداشتن تمرکز حواس
▪ عادت امروز و فردا کردن
▪ ترس از شکست
۳)گزارش کار داشته باشید و در پایان هر روز برنامه ریزی خود را مرور کنید و با توجه به سؤالات زیر نتایج را ارزیابی کنید .
▪ آیا تمام کارها را طبق برنامه انجام دادم ؟
▪ چه عواملی باعث شد که بخشی از برنامه را انجام ندهم ؟
▪ در چه ساعتی از روز انرژی کافی برای انجام کار ها را داشتم ؟
▪ آیا همه ی کارها را در زمان مقرر انجام دادم ؟
▪ آیا برنامه ریزی من مناسب بود یا در طراحی آن باید تجدید نظر کنم؟
▪ آیا تمام کار های خود را (چه از نظر کارهای ثابت از قبیل خواب ، وعده های غذایی و ... و چه از نظر کارهای متغیر مانند امور اجتماعی، تکالیف و ...) برای رسیدن به اهداف مورد نظر در قالب برنامه گنجانده بودم ؟
۴) ضوابط و معیارهایی برای برنامه‌ریزی خود در نظر بگیرید که نیازهای درسی و غیردرسی شما را پوشش دهد.
▪ اصول کمکی مؤثر در برنامه‌ریزی :
- برنامه ریزی :
یکی از عوامل اصلی موفقیت داشتن برنامه منظم است.
برنامه ریزی صحیح این است که چگونه از وقت و امکانات موجود حداکثر استفاده را ببرید. عدم برنامه ریزی صحیح باعث اتلاف وقت شده و بازده مطالعه بسیار کاهش می یابد .
نکته ای که در این جا قابل ذکر می باشد این است که، داشتن برنامه مهم است ولی مهم تر از آن اجرای برنامه است .
الف )برنامه ریزی درسی :
بهترین برنامه ریز هر درسی، خود فرد است. یعنی هر شخص باید با توجه به شرایط روحی، جسمی، محیطی، زمانی،علاقه، هدف، نقاط ضعف و قوت خویش برای خودش برنامه ریزی کند.
ب) کوتاه ، ساده و قابل اجرای بودن برنامه ی صحیح.
یعنی هر قدر برنامه ها حجیم و سخت باشند تاثیر منفی بر روحیه افراد می گذارند و به خاطر پیچیدگی شان ، غالباً با شکست مواجه می شوند .هر قدر برنامه کوتاه تر و ساده تر باشد . شخص راحت تر آن را در زمان تعیین شده انجام می دهد. و تجربه ای موفق در زمینه برنامه ریزی کسب می کند. و این تجربیات موفق در رسیدن به موفقیت‌های بعدی تاثیر بسزایی خواهند داشت .
ج) اجرای برنامه در زمان مشخص :
وقتی برنامه ای را نوشته‌اید، باید آن را در زمان مشخص اجرا کنید. اگر نظم خاصی در اجرای برنامه داشته باشید، به راحتی می توانید به اهداف خویش برسید. کسانی که نظم و ترتیب در اجرای برنامه را رعایت نمی کنند، غالباً برنامه‌های آنان با شکست مواجه می شود .
▪ تهیه لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید
کارهایی را که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید.
▪ برنامه‌ریزی روزانه/هفتگی
قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید.
قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید دقت کنید چه کارهایی را می خواهید انجام بدهید .
▪ برنامه‌ریزی بلندمدت
از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی روزانه برای شما آسان شود.
۵) خود را موظف کنید که به درستی برنامه ی خود را اجرا کنید .
۶) همانطور که می دانید یکی از عوامل اصلی موفقیت در تحصیل و سایر امور زندگی داشتن برنامه منظم و صحیح است. امابرنامه ریزی صحیح این است که چگونه از وقت و امکانات موجود حداکثر استفاده را ببرید. عدم برنامه ریزی صحیح باعث اتلاف وقت شده و بازده مطالعه بسیار کاهش می یابد .
۷) نکته ای که در این جا دوباره قابل ذکر می باشد این است که، داشتن برنامه مهم است ولی مهم تر از آن اجرای برنامه است و رعایت موارد زیر به ما کمک خواهند کرد که برنامه ای منظم ، قابل اجرا و اصولی داشته باشیم.